So funktioniert die Rechnungsstellung

Rechnungen enthalten eine Auflistung erbrachter Waren und Dienstleistungen, die Kosten, Menge und Steuern aufzeigen. Um Zahlungen einzuziehen, können Sie Rechnungen direkt an Ihre Kundschaft senden oder Sie erstellen eine Rechnung und belasten automatisch die kundenseitig gespeicherte Zahlungsmethode. Bei Abonnements werden die Rechnungen für jeden Abrechnungszyklus automatisch erstellt. Erfahren Sie mehr über den Lebenszyklus von Rechnungen für Abonnements.

Wenn Sie eine Rechnung erstellen, können Sie bestehende Kundinnen und Kunden und Produkte auswählen oder neue erstellen und speichern. Sie können auch einmalige Produkte erstellen, die nur in der aktuellen Rechnung vorhanden sind.

Sie können sowohl das Dashboard als auch die API verwenden, um Rechnungen zu erstellen, bearbeiten und verwalten.

Lebenszyklus einer Rechnung

Nachdem Rechnungen manuell oder als Teil eines Abonnements erstellt wurden, durchlaufen sie bei der Erstellung und Verarbeitung eine Reihe von Status. Stripe bezeichnet dies als automatischen Einzugsablauf.

Der grundlegende Lebenszyklus einer Rechnung sieht wie folgt aus:

1. Eine neu erstellte Rechnung hat den Status draft.
2. Stripe finalisiert eine Rechnung, wenn sie zur Zahlung bereit ist, indem ihr Status in open geändert wird. Die meisten Details einer finalisierten Rechnung können nicht mehr geändert werden.
3. Stripe kann warten, bis der Kunde/die Kundin die Rechnung bezahlt, oder automatisch versuchen, die Rechnung mit der Standardzahlungsmethode des Kunden/der Kundin zu bezahlen.
   • Bei erfolgreicher Zahlung aktualisiert Stripe den Rechnungsstatus in paid.
   • Wenn die Zahlung fehlschlägt, bleibt die Rechnung open.
4. Optional können Sie den Status einer unbezahlten Rechnung in void oder uncollectible ändern.

Sie können Stripe so konfigurieren, dass Kunden-E-Mails in verschiedenen Phasen des Lebenszyklus einer Rechnung gesendet werden, z. B. wenn eine Rechnung finalisiert wird oder wenn die automatische Zahlung fehlschlägt.

Rechnungsstatus

Rechnungen können einen von fünf Status haben. Die Aktionen, die Sie für eine Rechnung ausführen können, hängen von ihrem Status ab.

Rechnungsentwürfe

Sie können fast alle Details eines draft einer Rechnung aktualisieren. Sie können sie auch löschen, sofern sie nicht mit einem Abonnement verknüpft ist. Wenn eine Rechnung vom Typ draft zur Zahlung bereit ist, können Sie sie finalisieren, indem Sie ihren Status in open ändern.

Sie können einen Rechnungsentwurf draft löschen. Eine gelöschte Rechnung können Sie jedoch nicht wiederherstellen.

Offene Rechnungen

Die Rechnung wurde finalisiert und wartet auf die Zahlung durch den Kunden/die Kundin. Wenn der fällige Betrag unter dem Mindestbetrag für Zahlungen liegt, geht er automatisch in den Status paid über, und Stripe bucht den Betrag vom Kundenguthaben ab.

Im Dashboard können Rechnungen mit dem Status open ein anderes Logo aufweisen, z. B. Past due oder Retrying. In einigen Szenarien können Sie den Mauszeiger über das Badge bewegen, um eine QuickInfo mit Erläuterungen anzuzeigen.

Wenn eine offene Nicht-Abonnement-Rechnung auf eine initiierte, aber noch ausstehende Zahlung wartet, wird in der Rechnungsliste das Badge Pending angezeigt. Auf der Detailseite wird jedoch das Badge Open angezeigt.

Sie können nur wenige Elemente einer offenen Rechnung aktualisieren, z. B. den Rechnungsvermerk oder die Metadaten. Um größere Änderungen vorzunehmen, müssen Sie die Rechnung überarbeiten, indem Sie sie durch eine neue ersetzen.

Sie können eine finalisierte Rechnung nicht löschen. Um sie zu stornieren, ändern Sie den Status in void.

Bezahlte Rechnungen

Der Kunde/Die Kundin hat die Rechnung bezahlt. Dieser Status ist ein Endstatus, was bedeutet, dass sich der Status der Rechnung nie ändern kann.

Out-of-Band-Rechnungen

Wenn Kundinnen und Kunden Rechnungen Out-of-Band (also außerhalb von Stripe) bezahlen, können Sie den Status manuell über das Dashboard oder die API in paid ändern.

Rechnungen stornieren

Das Stornieren einer Rechnung ist vom Konzept her ähnlich wie das Löschen oder Abbrechen einer Rechnung. Bei der Stornierung einer Rechnung wird jedoch ein Beleg aufbewahrt, der es Ihnen ermöglicht, die Rechnung anhand ihrer Nummer aufzusuchen. Stornierte Rechnungen werden für Berichtszwecke als nullwertig behandelt und sind nicht zahlbar. Dieser Status ist ein Endstatus, was bedeutet, dass sich der Status der Rechnung nie ändern kann.

Nachdem Sie eine Rechnung storniert haben, können Sie weiterhin auf die gehostete Rechnungsseite zugreifen, und es wird eine Nachricht angezeigt, dass die Rechnung storniert wurde. Sie können nur Rechnungen mit dem Status open oder uncollectible stornieren.

Uneinbringliche Rechnungen

Manchmal können Ihre Kundinnen und Kunden offene Rechnungen nicht bezahlen. Angenommen, Sie stellen Ihren Kundinnen und Kunden Dienstleistungen im Wert von 1.000 USD zur Verfügung. Diese haben jedoch in der Zwischenzeit Insolvenz angemeldet und verfügen nicht über die Mittel, die Rechnung zu begleichen.

Infolgedessen können Sie die Rechnung abschreiben. In diesem Fall können Sie den Status der Rechnung in uncollectible ändern. So können Sie den geschuldeten Betrag für die Berichterstattung im Rahmen der Rechnungslegung für Forderungsausfälle dokumentieren.