Les clients Stripe dans NetSuite

Le connecteur synchronise chaque client Stripe avec NetSuite sous la forme d’un dossier client. Cela vous permet de capturer et d’analyser les données des clients dans NetSuite, de créer des rapports détaillés sur les dépenses des clients et de gérer les reçus dans NetSuite.

Dans certains cas, vous ne souhaitez peut-être pas créer un dossier client pour chaque client Stripe. Par exemple :

• Si l’inscription à un produit dans votre flux d’entreprise ne nécessite pas de paiement, le connecteur crée tout de même un dossier client NetSuite pour le client Stripe, sans impact sur la comptabilité. Cette approche peut avoir un impact supplémentaire sur votre base de données clients NetSuite.
• Si vous avez un volume élevé d’inscriptions de clients (des milliers par jour) et que l’établissement de rapports sur les données clients n’est pas nécessaire dans NetSuite, nous ne recommandons pas cette approche, car elle peut ajouter plus d’inscriptions dans votre base de données clients NetSuite que votre environnement NetSuite ne peut en prendre en charge.
• Si vous avez chaque jour un volume important de clients créés dans votre compte NetSuite, le volume de trafic associé peut avoir un impact sur le temps de synchronisation du connecteur.

Synchronisation des clients

Par défaut, le connecteur crée un dossier client NetSuite lorsqu’il synchronise la première transaction d’un client Stripe.

Vous pouvez également procéder de l’une des manières suivantes :

• Configurez le connecteur afin de créer le dossier client NetSuite immédiatement après la création du client Stripe. Pour ce faire, demandez à votre partenaire d’implémentation de désactiver la fonctionnalité Disable customer events. Consultez votre partenaire d’implémentation pour comprendre toutes les implications comptables et techniques.
• Retardez la synchronisation des clients en ajoutant des métadonnées qui précisent le moment où le connecteur crée le dossier client NetSuite. Pour plus d’informations, contactez votre partenaire d’implémentation.

Informations des clients à synchroniser

Le connecteur synchronise les données client suivantes de Stripe vers NetSuite. Vous pouvez utiliser les métadonnées Stripe pour mapper des champs supplémentaires, remplacer la plupart des champs ci-dessous ou préciser des valeurs par défaut pour les champs NetSuite.

Créer un client dans NetSuite

NetSuite dispose de deux types de clients : entreprise et entrepreneur individuel. Le connecteur crée les clients en tant qu’entreprise, par défaut.

Si vous souhaitez créer un client en tant qu’entrepreneur individuel, NetSuite a besoin d’un prénom et d’un nom. Vous pouvez transmettre le nom à NetSuite de l’une des manières suivantes :

Stripe::Customer.create(
  description: "Sample Customer",
  email: "customer@example.com",
  metadata: {
    netsuite_first_name: 'First',
    netsuite_last_name: 'Last'
  }
)

Mettre à jour les données client dans NetSuite

Le connecteur ne met pas automatiquement à jour les dossiers clients NetSuite après les avoir créés. Cela permet d’éviter que les mises à jour effectuées dans le dossier Stripe ne remplacent celles que vous effectuez dans les dossiers clients NetSuite.

Si vous créez des clients NetSuite dans un système (par exemple, Salesforce vers NetSuite) et que vous souhaitez que les mises à jour futures se synchronisent avec le client NetSuite, vous pouvez utiliser votre intégration existante. Liez le client NetSuite au client Stripe en ajoutant l’identifiant interne de NetSuite au client Stripe, ou en utilisant le système de correspondance des clients.

Devises multiples

Si vous acceptez les paiements dans plusieurs devises, le connecteur ajoute toutes les devises NetSuite actives à vos clients NetSuite créés par Stripe.

Si vous avez des clients à la fois dans Stripe et NetSuite, vous pouvez lier les clients entre les deux systèmes en utilisant soit le système de correspondance des clients, soit les métadonnées. La liaison des clients existants permet d’éviter les doublons dans Stripe ou NetSuite.

Système de correspondance des clients

Le système de mise en correspondance des clients utilise des champs standard (tels que le nom ou la description) ou des champs personnalisés (tels que les métadonnées dans Stripe ou les champs personnalisés dans NetSuite).

Vous pouvez relier automatiquement les clients Stripe aux clients NetSuite existants en saisissant des champs avec des données correspondantes dans ce qui suit : Client correspondant au champ Netsuite et Client correspondant au champ Stripe.

Par exemple, vous pouvez utiliser une adresse e-mail ou un identifiant client interne qui figure à la fois sur le client Stripe et sur le client NetSuite.

Le système de correspondance client présente les conditions suivantes :

• Seuls les dossiers clients sont mis en correspondance. Le connecteur n’établit pas de correspondance avec les prospects, les contacts, etc.
• Les données complètes contenues dans chaque champ doivent correspondre.
• Vous ne pouvez pas utiliser des données partielles ou des chaînes qui contiennent les données. Par exemple, le connecteur ne peut pas faire correspondre un champ NetSuite avec l’ID 12345 à une description Stripe avec company ID 12345.
• Les espaces blancs et les majuscules n’affectent pas le processus de mise en correspondance.

Le connecteur utilise la première correspondance trouvée, s’il en trouve plusieurs. S’il ne trouve aucune correspondance, le connecteur crée un dossier client unique dans NetSuite pour le client Stripe, par défaut. Alternativement, le connecteur utilise un client Stripe générique, si vous avez activé le paramètre Global Stripe customer workflow.

Identifiant NetSuite dans les métadonnées Stripe

Liez les dossiers clients NetSuite existants aux clients Stripe en précisant l’identifiant interne du client NetSuite dans les métadonnées du client Stripe. Par exemple, netsuite_customer_id : 123.

La synchronisation des clients échoue si le connecteur ne peut pas trouver un client NetSuite avec l’identifiant interne indiqué. Pour résoudre ce problème, vous pouvez relier manuellement le dossier client NetSuite et le client Stripe dans le volet des dossiers synchronisés de l’application Stripe.

Mettre à jour des clients mis en correspondance

Avant que le système de correspondance des clients ne relie un client Stripe à un client existant dans NetSuite, le connecteur vérifie si le champ externalId du dossier client a une valeur. Si c’est le cas, le connecteur ne met pas à jour le champ, afin d’éviter de remplacer un identifiant important utilisé par un autre système.

Le connecteur tente toujours d’ajouter l’identifiant du client Stripe (commençant par cus_) au champ comments du dossier NetSuite. Vous pouvez également configurer NetSuite pour exclure le champ comments du client. Si l’identifiant externe contient une valeur et que le champ comments est exclu, il se peut que le connecteur ne mette pas à jour le client NetSuite. Vous ne verrez pas les clients liés dans NetSuite, seulement dans Stripe.

Fusionner les clients en double

Si le connecteur crée un client en double, vous pouvez le fusionner avec un client existant tout en maintenant un lien avec le client Stripe. Lorsque vous fusionnez des clients dans NetSuite, le client source est supprimé et le client cible demeure.

Vous pouvez fusionner un client avec un client NetSuite que le connecteur a créé ou lié. Assurez-vous que le client que vous avez créé ou lié est le client cible (saisi et non fusionné). Cette opération permet au même client NetSuite de rester lié et au connecteur de l’utiliser pour les transactions futures avec ce client.

La fusion peut supprimer le client NetSuite (client source) que le connecteur a créé ou lié. Si c’est le cas, le connecteur effectue l’une des opérations suivantes, en fonction de votre configuration :

• Si vous utilisez le système de correspondance des clients, le connecteur détecte le client supprimé et recherche un client existant dans NetSuite à mettre en correspondance à la place. Le connecteur utilise les champs de correspondance que vous précisez dans les paramètres de votre application.

• Si vous n’utilisez pas le système de correspondance des clients, le lien du client se brise. Vous pouvez utiliser l’identifiant Stripe pour rechercher le client dans le volet des dossiers synchronisés de l’application Stripe. Dans le dossier client qui a échoué, vous pouvez utiliser l’outil de remplacement manuel pour relier à nouveau les clients avec l’identifiant interne du nouveau client NetSuite.

Si vous ne voulez pas de données clients dans NetSuite, vous pouvez associer tous les clients Stripe à un seul client global appelé Stripe Unallocated Charges. Utilisez cette méthode si vous avez un volume important de nouveaux clients, si l’inscription se fait en libre-service et si vous n’avez pas besoin d’un rapport sur les clients dans NetSuite.

Les frais Stripe qui ont été créés sans client apparaissent comme des frais sous Stripe Unallocated Charges.

Client multi-filiales de NetSuite

Cette fonctionnalité vous permet d’associer un seul client NetSuite à plusieurs filiales. Le connecteur ne prend pas en charge cette fonctionnalité dans tous les cas et exige généralement que les clients d’une filiale aient une relation directe avec les clients d’un compte Stripe. Pour éviter tout problème, par exemple avec le flux de travail Billing et Invoicing de Stripe, créez des clients NetSuite uniques pour chaque filiale.