Fonctionnement de la comptabilisation des revenus pour les abonnements et les factures

Grâce aux informations détaillées disponibles sur les abonnements et les factures, la comptabilisation des revenus peut reporter et comptabiliser précisément les revenus de ces ressources, en distinguant individuellement chaque poste de facture et d’abonnement.

La comptabilisation des revenus amortit les revenus à la milliseconde près, mais notre exemple utilise une fréquence journalière.

Abonnements sous licence

Les abonnements sous licence génèrent des factures correspondant à la fourniture d’un service pour un intervalle d’abonnement à venir. Au terme de cet intervalle, l’abonnement est renouvelé et une nouvelle facture est générée pour l’intervalle suivant.

Chaque poste d’abonnement correspond à un unique poste de facture et renseigne automatiquement la période de ce poste de facture avec le début et la fin de la période du poste d’abonnement.

Voici un exemple de chronologie pour un abonnement mensuel standard.

• Le 15 janvier, l’un de vos clients souscrit un abonnement mensuel d’une valeur de 31 USD, qui génère une facture qui est finalisée.

Dans cet exemple, la période de service s’étend du 15 janvier au 14 février, les 31 USD sont donc comptabilisés sur 17 jours en janvier et 14 jours en février. Si vous consultez les soldes du compte à la fin du mois de janvier, vous pourrez constater que 17 USD de revenus ont été comptabilisés et que 14 USD sont reportés (ils seront comptabilisés en février).

Abonnements facturés à la consommation

Contrairement aux postes d’abonnements sous licence, qui sont facturés à l’avance, les postes d’abonnements facturés à la consommation sont facturés à terme échu. Cela signifie qu’au moment de générer la facture, les services ont déjà été fournis et tous les revenus ont été comptabilisés.

Les abonnements facturés à la consommation permettent aux entreprises de communiquer des informations sur l’utilisation au fur et à mesure de la prestation du service, avant même de générer une quelconque facture. Dans cette situation, les revenus doivent être comptabilisés avant la facturation.

Cet exemple illustre le concept des comptes débiteurs non facturés, qui correspondent aux liquidités qu’une entreprise peut s’attendre à recevoir sur la base des services déjà fournis mais non facturés.

Voici un exemple de poste d’abonnement facturé à la consommation, pour lequel la consommation est communiquée au fil du temps.

• Le 15 janvier, l’un de vos clients souscrit un abonnement mensuel facturé à la consommation 1 USD l’unité et avec aggregate_usage=sum.
• Le 25 janvier, le client utilise 15 unités.
• Le 4 février, le client utilise 17 unités supplémentaires.
• Le 14 février, l’abonnement génère une facture de 32 USD.
• La facture est finalisée pour 32 USD, mais n’est pas encore payée.

Dans cet exemple, la période de service s’étend du 15 janvier au 14 février, mais vous ne générez pas la facture avant le 14 février. Vous devez cependant comptabiliser les revenus correspondant aux 15 unités consommées en janvier, pour un montant de 15 USD. Si vous consultez les soldes du compte à la fin du mois de janvier, vous pourrez constater que 15 USD ont été comptabilisés. Toutefois, ce ne sont pas les comptes débiteurs qui ont été débités, mais les comptes débiteurs non facturés.

Si vous consultez de nouveau les soldes du compte à la fin du mois de février, vous obtiendrez ce qui suit :

Passage à un abonnement supérieur ou inférieur

Des passages à un abonnement supérieur ou inférieur peuvent intervenir en milieu de mois, et les revenus doivent être comptabilisés en conséquence. Si une facture est arrêtée en milieu de mois pour traiter le paiement au prorata, la planification des recettes est également ajustée en conséquence.

Prenons l’exemple d’un abonnement mis à niveau en cours de mois.

• Le 1er avril, l’un de vos clients souscrit un abonnement mensuel d’une valeur de 90 USD, qui génère et finalise une facture.
• Le 21 avril, le client passe à un abonnement mensuel facturé 120 USD, ce qui génère une facture qui tient compte des 10 jours restants du mois.

Dans cet exemple, le client bénéficie de 20 jours de service avec l’abonnement mensuel de 90 USD (60 USD en valeur) et de 10 jours de service avec l’abonnement mensuel de 120 USD (40 USD en valeur). Par conséquent, en avril, les revenus comptabilisés sont de 100 USD.

Factures indépendantes

L’algorithme de comptabilisation des revenus pour les factures indépendantes est identique à celui des abonnements sous licence, à la seule différence que les périodes des postes de facture ne sont pas renseignées automatiquement.

Afin de correctement comptabiliser les revenus, définissez la durée de chaque poste de facture. Si vous n’attribuez pas de durée à un poste de facture, le montant de ce poste sera automatiquement comptabilisé lors de la finalisation de la facture. Si vous avez besoin d’un autre comportement ou d’ajouter une période de service, utilisez la fonctionnalité d’importation de données pour configurer vos données de facturation ou définissez des règles afin de personnaliser le traitement des revenus sur différentes factures.

Prenons l’exemple d’une facture composée de deux postes : l’un auquel on a attribué une période, et l’autre non.

• Le 15 janvier, vous créez et finalisez une facture composée :
  • D’un poste de facture de 31 USD pour la période du 15 janvier au 14 février.
  • D’un poste de facture de 5 USD sans période définie.

Dans cet exemple, la facture s’élève à 36 USD. Les 31 USD sont comptabilisés sur 17 jours en janvier et 14 jours en février, tandis que les 5 USD sont immédiatement comptabilisés le 15 janvier. Si vous consultez les soldes du compte à la fin du mois de janvier, vous pourrez constater que 22 USD (17 + 5) de revenus ont été comptabilisés et que 14 USD sont reportés (ils seront comptabilisés en février).

Factures irrécouvrables

Lorsqu’une facture est marquée comme irrécouvrable, le compte des créances est apuré, car nous ne nous attendons pas à être payés.

Une partie du montant de la facture peut correspondre à des revenus déjà comptabilisés. Lors du marquage d’une facture comme irrécouvrable, les revenus comptabilisés sont compensés par des contreparties de revenus sur le compte des créances irrécouvrables.

Une partie du montant de la facture peut correspondre à des revenus reportés. Lors du marquage d’une facture comme irrécouvrable, les revenus reportés restants sont soldés.

Dans cet exemple, la facture finalisée d’un abonnement est marquée comme irrécouvrable.

• Le 15 janvier, l’un de vos clients souscrit un abonnement mensuel d’une valeur de 31 USD. La facture correspondante de 31 USD est créée et finalisée.
• Le 1er février, la facture est marquée comme irrécouvrable.

Dans cet exemple, le client a bénéficié du service pendant 17 jours, mais n’a pas payé. Les 17 USD alors comptabilisés sont considérés comme une créance irrécouvrable, tandis que les 14 USD reportés pour le service qui n’a pas encore été fourni sont ramenés à zéro. Au 1er février, les soldes du compte apparaissent comme suit :

Une facture irrécouvrable peut quand même être payée. Lorsque la facture est payée, le compte de créances irrécouvrables est apuré en utilisant une partie du montant en liquidités reçu. Le montant restant va dans le compte des créances recouvrables.

Factures annulées

Lorsque vous annulez une facture, celle-ci acquiert un état final. Étant donné que la facture ne peut plus être payée, nous apurons le compte des créances.

Vous avez peut-être déjà comptabilisé une partie des revenus de la facture. Lors de l’annulation, les revenus comptabilisés sont compensés par des contreparties de revenus sur le compte des annulations.

Une partie du montant de la facture peut correspondre à des revenus reportés. Lors de l’annulation, les revenus reportés restants sont soldés.

Prenons l’exemple d’une facture finalisée, puis annulée.

• Le 15 janvier, l’un de vos clients souscrit un abonnement mensuel d’une valeur de 31 USD. La facture correspondante de 31 USD est créée et finalisée.
• Le 1er février, la facture est annulée.

Dans cet exemple, le client a bénéficié du service pendant 17 jours, mais n’a pas payé. Les 17 USD alors comptabilisés sont annulés, tandis que les 14 USD reportés pour le service qui n’a pas encore été fourni sont ramenés à zéro. Au 1er février, les soldes du compte apparaissent comme suit :

Avoirs

Les avoirs permettent de réduire le montant dû sur une facture après sa finalisation. Comme le paiement attendu est moindre, les comptes débiteurs sont minorés du montant de l’avoir.

Si l’avoir ne désigne aucun poste spécifique, il est réparti sur tous les postes proportionnellement à leurs montants respectifs. Si l’avoir désigne un poste spécifique, il s’applique exclusivement à ce poste.

Vous avez peut-être déjà comptabilisé une partie des revenus de la facture. Lors de l’émission d’un avoir, les revenus comptabilisés sont compensés proportionnellement par des contreparties de revenus sur le compte des avoirs.

Une partie du montant de la facture peut correspondre à des revenus reportés. Lors de l’émission d’un avoir, les revenus reportés sont proportionnellement réduits.

Prenons l’exemple de la finalisation de la facture d’un abonnement, suivie de l’émission d’un avoir.

• Le 1er janvier, l’un de vos clients souscrit un abonnement de trois mois d’une valeur de 90 USD. La facture correspondante de 90 USD est créée et finalisée.
• Le 1er février, un avoir de 45 USD est émis.

À la fin du mois de mars, les soldes du compte apparaissent comme suit :

Dette fiscale

Afin de gérer avec précision votre dette fiscale sur les factures et les abonnements, utilisez les attributs default_tax_rates et tax_rates sur ces ressources pour leur attribuer des taux de taxe. Si la taxe prend la forme d’un poste standard, la comptabilisation des revenus ne peut distinguer automatiquement les revenus des taxes. Pour assurer cette distinction, vous pouvez néanmoins configurer une règle personnalisée.

Il convient de préciser que les taxes ne sont pas comptabilisables en tant que revenus. Par exemple, une facture de 50 USD avec une taxe de 5 USD présente 50 USD de revenus comptabilisables et une dette fiscale de 5 USD. La facture et les comptes débiteurs totalisent 55 USD.

Prenons l’exemple d’une facture hors taxe.

• Le 1er janvier, l’un de vos clients souscrit un abonnement mensuel d’une valeur de 31 USD avec un taux hors taxes de 10 %. Le montant total dû est de 34,10 USD.
• La facture est payée immédiatement.

De la même manière, prenons l’exemple d’une facture exprimée TTC.

• Le 1er janvier, l’un de vos clients souscrit un abonnement mensuel d’une valeur de 31 USD avec un taux TTC de 10 %. Le montant total dû est de 31 USD.
• La facture est payée immédiatement.

Solde créditeur du client

Le solde créditeur d’un client est appliqué automatiquement aux futures factures. Étant donné que le solde créditeur est considéré comme un paiement supplémentaire (plutôt que comme une ristourne, par exemple), l’appliquer à une facture ne réduit pas la dette fiscale pour cette facture.

La gestion du solde créditeur d’un client fait appel à ce que nous appelons le solde du compte, et dont le rôle est de garder une trace des opérations entre le solde créditeur du client et les factures.

Dans cet exemple, une facture est créée avec application du solde créditeur d’un client.

• Le 15 janvier, une facture de 31 USD est créée et finalisée. Étant donné qu’aucune période de service n’a été définie pour les postes de facture, les revenus sont immédiatement comptabilisés.
• Le client dispose de -11 USD sur son solde créditeur. Stripe applique automatiquement -11 USD à la facture et ajuste le solde créditeur du client à 0 USD.
• Le client paie 20 USD.

Dans ce cas, les soldes résultant des comptes se présenteront comme suit :