Rechnungen anpassen
Sie können die Rechnungsvorlage oder die API verwenden, um den Inhalt einer Rechnung anzupassen. Sie können auch eine von Kund/innen bevorzugte Sprache festlegen und öffentliche Informationen in Ihre Kontodetails aufnehmen. Da Sie mehr über Ihre Kund/innen und Ihr Unternehmen wissen als Stripe, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Rechnungen alle erforderlichen Informationen enthalten. Ihre Rechnungen müssen korrekt sein, die entsprechende Steuer ausweisen und alle in Ihrer Region geltenden Gesetze und Vorschriften einhalten.
Rechnungsvorlage
Branding
Mit Stripe können Sie E-Mail-Belege, gehostete Rechnungen, Rechnungs-PDFs und mehr in Ihren Branding-Einstellungen anpassen (sowie eine Vorschau anzeigen).
Notiz
Symbole und Logos müssen im JPG- oder PNG-Format vorliegen, kleiner als 512 KB sein und eine Auflösung von mindestens 128 x 128 Pixel haben.
- Symbol — Ein quadratisches, kompatibles Symbol oder Logo.
- Logo — Ein nicht quadratisches Logo, das einige Verwendungen des Symbols außer Kraft setzt.
- Markenfarbe — erscheint auf Belegen, Rechnungen und im Kundenportal.
- Akzentfarbe — Wird in E-Mails und auf anderen Seiten als Hintergrundfarbe verwendet.
Markeneinstellungen anwenden
Die Markeneinstellungen gelten für Ihr gesamtes Konto und werden an verschiedenen Stellen angewendet.
Einstellung | E-Mails | Checkout- und Payment-Links | Kundenportal | Gehostete Rechnungsseite | Rechnungs-PDFs |
---|---|---|---|---|---|
Symbol | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
Logo | Nein | Ja | Nein | Nein | Ja |
Markenfarbe | Ja | Nein | Ja | Ja | Ja |
Akzentfarbe | Ja (als Hintergrundfarbe) | Ja | Ja | Ja | Nein |
Rechnungsnummer
Stripe generiert automatisch Rechnungsnummern, um die Dokumentation und den Abgleich von Rechnungen zu erleichtern. Rechnungsnummern haben ein Präfix und ein Suffix, wie z. B. 586A2E-0139
oder MYSHOP-1203
. (Die vollständige Rechnungsnummer ist in beiden Schemata in Ihrem Konto immer einmalig.): Stripe unterstützt zwei Rechnungsnummerierungsschemata
- Kundenstufe (Kundenebene) – Verwendung eines eindeutigen Präfixes für die einzelnen Kund/innen und Zuweisung von fortlaufenden Rechnungsnummern für eine bestimmte Kundin/einen bestimmten Kunden.
- Der Reihe nach auf Ihrem Konto (Kontoebene) – Verwendung des gleichen Präfixes für die einzelnen Kund/innen und Zuweisung von fortlaufenden Rechnungsnummern für Ihr gesamtes Konto.
Stripe wählt das Standardverhalten basierend auf dem Land aus, in dem sich das Stripe-Konto befindet. Die Mitgliedsstaaten der Europäischen Union und das Vereinigte Königreich verlangen in der Regel eine fortlaufende Nummerierung auf Kontoebene. In allen anderen Ländern wird standardmäßig die Reihenfolge auf Kundenebene verwendet, da hier die Gesamtzahl der Rechnungen nicht erkennbar ist. Beim Wechsel zwischen Schemata oder beim Aktualisieren von Präfixen werden die neuen Einstellungen nur für zukünftige Rechnungen verwendet. Dies wirkt sich nicht auf bestehende Rechnungen aus.
Vorsicht
Die Anforderungen an Rechnungen variieren je nach Land. Lassen Sie sich von einer Expertin/einem Experten für Ihr konkretes Anwendungsszenario beraten. Sie tragen die Verantwortung dafür, dass die von Ihnen ausgestellten Rechnungen den geltenden Steuervorschriften entsprechen.
Präfixe auf Kundenebene
Bei Verwendung der Nummerierung auf Kundenebene beginnt jede Rechnungsnummer mit dem eindeutigen Rechnungspräfix der Kundin/des Kunden.
Beispiel: Wenn es sich bei einer Kundin/einem Kunden um ein Unternehmen mit dem Namen „Typographic“ handelt, könnten Sie das Präfix auf TYPGRA
festlegen. Die erste Rechnungsnummer für „Typographic“ wäre dann TYPGRA-0001
, die zweite TYPGRA-0002
und so weiter.
Um die Zuordnung Ihrer Rechnungen und Kund/innen zu ermöglichen, können Sie Präfixe überschreiben. Sie können die Präfixe auf der Kundenseite im Stripe-Dashboard oder über die API mit dem Parameter invoice_prefix festlegen. Präfixe müsse zwischen 3 und 12 Zeichen lang sein und dürfen nicht mit anderen Kundenpräfixen übereinstimmen, auch wenn diese nicht mehr verwendet werden.
Präfixe auf Kontoebene
Bei Verwendung der Nummerierung auf Kontoebene beginnt jede Rechnungsnummer mit einem gemeinsamen Präfix und hat eine fortlaufende Nummer.
Beispiel: Wenn Ihr Unternehmen den Namen „Rocket Rides“ hat, könnten Sie das Präfix RKTRIDE
festlegen. Ihre erste Rechnung hätte die Rechnungsnummer RKTRIDE-0001
, eine zweite Rechnung an eine andere Kundin/einen anderen Kunden die Rechnungsnummer RKTRIDE-0002
, eine weitere Rechnung an die erste Kundin/den ersten Kunden die Rechnungsnummer RKTRIDE-0003
und so weiter.
Stripe weist das kontoumfassende Präfix automatisch zu. Sie können es aber überschreiben, damit klar hervorgeht, dass diese Rechnungen von Ihnen erstellt wurden. Wenn Sie das Präfix für Ihr Konto ändern möchten, können Sie das in der Rechnungsvorlage erledigen. Voraussetzung ist, dass die Standard-API-Version Ihres Kontos mindestens Version 02.03.2020 entspricht. Die Präfixe müssen zwischen 3 und 12 Zeichen lang sein und dürfen nicht mit anderen Kundenpräfixen übereinstimmen, auch wenn diese nicht mehr verwendet werden.
Vorsicht
Sie können ein Kundenpräfix nicht als Kontopräfix verwenden. Das gilt auch für Präfixe, die nicht mehr verwendet werden.
Connect-Kontopräfixe
Für verbundene Konten, die zurzeit nicht mit dem Parameter on_behalf_of
verwaltet werden, beginnt die fortlaufende Rechnungsnummerierung – auf der Ebene von Kund/innen und Händler/innen – bei 0001
, wenn der Parameter zukünftig verwendet wird.
Nächste Rechnungsnummer festlegen
Standardmäßig beginnen die Rechnungsnummern mit 0001
. Bei Bedarf können sie aber auch mit einer anderen Rechnungsnummer beginnen. Manche Nutzer/innen möchten beispielsweise nach Migration bestehender Kund/innen zu Stripe Invoicing die Rechnungsnummern an der Stelle fortsetzen, an der das alte System aufgehört hat. (Wenn der/die Nutzer/in im alten System mit der Rechnungsnummer 123
aufgehört haben, kann er/sie mit der Rechnungsnummer 124
fortfahren.)
Legen Sie die Rechnungsnummer auf der Seite mit den Kundeninformationen oder über die API mit dem Parameter next_invoice_sequence fest. Wenn Sie Präfixe auf Kontoebene verwenden, legen Sie die nächste Rechnungsnummer im Feld Nächste Rechnungssequenz in der Rechnungsvorlage fest.
Die nächste Rechnungsnummer muss höher sein als die in einer Rechnung verwendeten Nummern. Die höchstmögliche Rechnungsnummer lautet 1.000.000.000, unabhängig davon, wie Sie sie festlegen. Verwenden Sie den kleinstmöglichen Wert, damit Sie diesen Höchstwert nicht erreichen.
Rechnungsfelder
Erfahren Sie mehr über die verschiedenen Rechnungsfelder, einschließlich Rechnungsvermerk, Fußzeile und nutzerdefinierte Felder.
Standardvermerk
Ein Vermerk ist in Rechnungs-PDFs, Rechnungs-E-Mails und der Seite Seite mit gehosteten Rechnungen enthalten. Vermerke werden in der Regel als Notizen verwendet, um dem Kunden/der Kundin für sein/ihr Geschäft zu danken oder um mehr Kontext zur Rechnung zu liefern (z. B. eine Notiz des Verkäufers, der mit dem Kunden/der Kundin gesprochen hat).
In der Rechnungsvorlage können Sie ein Standardfeld für den Rechnungsvermerk in Ihrem Konto festlegen. Dieser Wert wird dann für alle neuen Rechnungen verwendet. Sie können den Standardwert pro Rechnung im Dashboard oder mithilfe der API anpassen.
Standardfußzeile
Rechnungs-PDF-Dateien können einen optionalen Fußzeilen-Textblock enthalten. Das Fußzeilenfeld wird häufig für vertragliche oder gesetzlich vorgeschriebene Texte verwendet. Ein gängiges Anwendungsszenario ist die Anzeige von gesetzlich vorgeschriebenen Informationen zur Unternehmenseintragung, wie beispielsweise die Registrierungsnummer im Companies House des Vereinigten Königreichs.
Ähnlich dem Feld für Rechnungsvermerke können Sie den Standardwert für die Fußzeile in der Rechnungsvorlage festlegen. Dieser Wert wird für alle neuen Rechnungen verwendet. Sie können die Fußzeile pro Rechnung über das Dashboard oder die API anpassen. Handelt es sich um die endgültige Version der Rechnung, können Sie das Fußzeilenfeld nicht aktualisieren.
Standard-Artikelpreise
Sie können Rechnungen mit Einzelpostenpreisen ausstellen, die keine Steuern enthalten. Preise ohne Steuern werden nur in der PDF-Datei der Rechnung angezeigt. Das bedeutet, dass bei inkludierten Steuern auf der gehosteten Rechnungsseite und in den Rechnungs-E-Mails die Preise inklusive Steuern angezeigt werden. Sie können die Einstellungen für Nettopreise im Dashboard oder in der API festlegen.
- Inklusive Steuern einschließen: Die PDF-Datei der Rechnung zeigt die Preise der einzelnen Posten, einschließlich der Steuern an. (Dies ist die Standardeinstellung.)
- Steuer ausschließen: Die PDF-Datei der Rechnung zeigt die Preise der einzelnen Posten ohne Steuern an.
Rangfolge der Bestellungen
Wenn Sie einen Standardwert für Postenpreise auf Kundenebene festlegen, hat dieser Vorrang vor Einstellungen auf Kontoebene.
Nutzerdefinierte Felder
Fügen Sie benutzerdefinierte Felder hinzu, um Ihre Rechnungs-PDF-Dokumente zu verbessern und Ihre Geschäftspraktiken und steuerlichen Meldepflichten einzuhalten. Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie bis zu vier Schlüssel-Wert-Paare angeben, die im Rechnungs-Header angezeigt werden. Sie können bis zu vier Schlüssel-Wert-Paare für benutzerdefinierte Felder im Rechnungseditor oder mit der Invoices API.
Gängige Beispiele für die Verwendung von nutzerdefinierten Feldern sind unter anderem:
- Bestellnummern
- Auftragnehmernummern
- Steuerkonformität
Nutzerdefinierte Felder übernehmen
Sie können benutzerdefinierte Rechnungsfelder für das Customer-Objekt festlegen. Alle benutzerdefinierten Felder, die Sie auf Kundenebene festlegen, gelten für alle Rechnungsentwürfe, die Sie für diese/n Kund/in erstellen. Sie können diese übernommenen benutzerdefinierten Felder jederzeit ändern, während die Rechnung noch ein Entwurf ist. Nachdem die Rechnung abgeschlossen wurde, können Sie die benutzerdefinierten Felder nicht mehr aktualisieren.
PDF-Dateigröße
Sie können die Seitengröße für Ihre Rechnungs-PDF einschließlich der finalisierten Rechnungen auf A4 (8,27 × 11,69 Zoll) oder Letter (8,5 × 11 Zoll) festlegen.
Einzelposten gruppieren
Sie können Ihren Kundinnen und Kunden dabei helfen, Ihre Rechnungen (einschließlich PDFs, gehostete Rechnungsseite und Rechnungs-E-Mails) besser zu verstehen, indem Sie die Rechnungsposten in Kategorien unterteilen und in verschiedenen Gruppen anzeigen. Sie können auch Gruppen von Einzelposten ausblenden. Wenn einige Einzelposten übermäßig detailliert sind, können Sie sie so konfigurieren, dass nur die Zwischensumme auf Gruppenebene für Ihre Kundinnen/Kunden sichtbar ist.
Standard-Zahlungsbedingungen
Unter Standardzahlungsbedingungen in der Rechnungsvorlage können Sie auswählen, wann die Zahlung nach Senden der Rechnung fällig ist. Sie können auch auswählen, ob Sie einen von Stripe gehosteten Link zu einer Rechnungszahlungsseite in die Rechnungs-E-Mail einfügen möchten. Kund/innen können über diesen Link ihre Rechnung bezahlen, herunterladen und deren Status anzeigen. Sie können in diesem Abschnitt außerdem Ihre akzeptierten Zahlungsmethoden verwalten.
Von Kund/innen bevorzugte Sprachen
Wenn Sie eine/n Kund/in erstellen, verwenden Sie das Dropdown-Menü Sprache, um die bevorzugte Sprache hinzuzufügen. (Sie können die bevorzugte Sprache eines/einer Kund/in auch auf der Detailseite eines/einer Kund/in oder beim Erstellen einer Rechnung hinzufügen oder bearbeiten.) Stripe verwendet die gewählte Sprache zur Lokalisierung von Rechnungs-E-Mails und PDFs sowie Stornorechnungs-PDFs. Verwenden Sie das Feld preferred_locales, um die Sprache über die API zu aktualisieren.
Stripe Invoicing unterstützt die folgenden Sprachen:
- Bulgarisch
- Chinesisch (Hongkong)
- Chinesisch (Vereinfacht)
- Chinesisch (Taiwan)
- Kroatisch
- Tschechisch
- Dänisch
- Niederländisch
- Englisch (Vereinigtes Königreich)
- Englisch (USA)
- Estnisch
- Filipino
- Finnisch
- Französisch (Kanada)
- Französisch (Frankreich)
- Deutsch
- Griechisch
- Ungarisch
- Indonesisch
- Italienisch
- Japanisch
- Koreanisch
- Lettisch
- Litauisch
- Malaiisch (Malaysia)
- Maltesisch
- Norwegisch
- Polnisch
- Portugiesisch (Brasilien)
- Portugiesisch (Portugal)
- Rumänisch
- Russisch
- Slowakisch
- Slowenisch
- Spanisch (Lateinamerika)
- Spanisch (Spanien)
- Schwedisch
- Thai
- Türkisch
- Vietnamesisch
Rechnungs- und Versandadressen
Stripe verwendet die Adresse eines Kunden/einer Kundin als Rechnungsadresse in der PDF-Datei der Rechnung. Sie können die Adresse eines Kunden/einer Kundin auf der Seite Kundendaten hinzufügen oder bearbeiten. Wenn Sie das Feld address
nicht festlegen, stellt Stripe die Versandadresse als Rechnungsadresse in der PDF-Datei dar.
Um die Versanddetails in der PDF-Rechnung darzustellen, legen Sie das Feld shipping_details fest. Wenn Sie das Feld shipping_details
nicht festlegen, gibt Stripe die Versandadresse aus dem Feld Versand in der PDF wieder.
Öffentliche Support-Informationen
Rechnungen enthalten alle öffentlichen Informationen, die Sie unter Öffentliche Unternehmensinformationen angegeben haben, z. B. Ihre Support-E-Mail-Adresse oder Ihre Unternehmenswebsite. Mithilfe dieser Einstellungen können Sie auch festlegen, dass in kundenorientierten Dokumenten wie Rechnungs-PDFs und E-Mails eine Support-Telefonnummer oder standardmäßig Ihre Geschäftsadresse angegeben wird.