Rechnungen anpassen

Sie können die Editoren für APIs, Rechnungen und Abonnements, Rechnungsvorlagen oder das Konto Rechnungseinstellungen verwenden, um den Inhalt einer Rechnung anzupassen. Sie können auch eine von Kundinnen/Kunden bevorzugte Sprache festlegen und öffentliche Informationen in Ihre Kontodetails aufnehmen. Da Sie mehr über Ihre Kundinnen/Kunden und Ihr Unternehmen wissen als Stripe, stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungen alle erforderlichen Informationen enthalten. Ihre Rechnungen müssen korrekt sein, die entsprechende Steuer ausweisen und alle in Ihrer Region geltenden Gesetze und Vorschriften erfüllen.

Rechnungseinstellungen

Branding

Mit Stripe können Sie E-Mail-Belege, gehostete Rechnungen, Rechnungs-PDFs und mehr in Ihren Branding-Einstellungen anpassen (sowie eine Vorschau anzeigen).

Symbole und Logos müssen im JPG- oder PNG-Format vorliegen, kleiner als 512 KB sein und eine Auflösung von mindestens 128 x 128 Pixel haben.

• Symbol – Ein quadratisches, kompatibles Symbol oder Logo.
• Logo – Ein nicht quadratisches Logo, das einige Verwendungsmöglichkeiten des Symbols außer Kraft setzt.
• Markenfarbe – Wird auf Belegen, Rechnungen und im Kundenportal verwendet.
• Akzentfarbe – Wird in E-Mails und auf anderen Seiten als Hintergrundfarbe verwendet.

Markeneinstellungen anwenden

Die Markeneinstellungen gelten für Ihr gesamtes Konto und werden an verschiedenen Stellen angewendet.

Rechnungsnummer

Stripe generiert automatisch Rechnungsnummern, um die Dokumentation und den Abgleich von Rechnungen zu erleichtern. Rechnungsnummern haben ein Präfix und ein Suffix, wie z. B. 586A2E-0139 oder MYSHOP-1203. (Die vollständige Rechnungsnummer ist in beiden Schemata in Ihrem Konto immer einmalig.): Stripe unterstützt zwei Rechnungsnummerierungsschemata

• Kundenstufe (Kundenebene) – Verwendung eines eindeutigen Präfixes für die einzelnen Kund/innen und Zuweisung von fortlaufenden Rechnungsnummern für eine bestimmte Kundin/einen bestimmten Kunden.
• Der Reihe nach auf Ihrem Konto (Kontoebene) – Verwendung des gleichen Präfixes für die einzelnen Kund/innen und Zuweisung von fortlaufenden Rechnungsnummern für Ihr gesamtes Konto.

Stripe wählt das Standardverhalten basierend auf dem Land aus, in dem sich das Stripe-Konto befindet. Die Mitgliedsstaaten der Europäischen Union und das Vereinigte Königreich verlangen in der Regel eine fortlaufende Nummerierung auf Kontoebene. In allen anderen Ländern wird standardmäßig die Reihenfolge auf Kundenebene verwendet, da hier die Gesamtzahl der Rechnungen nicht erkennbar ist. Beim Wechsel zwischen Schemata oder beim Aktualisieren von Präfixen werden die neuen Einstellungen nur für zukünftige Rechnungen verwendet. Dies wirkt sich nicht auf bestehende Rechnungen aus.

Präfixe auf Kundenebene

Bei Verwendung der Nummerierung auf Kundenebene beginnt jede Rechnungsnummer mit dem eindeutigen Rechnungspräfix der Kundin/des Kunden.

Beispiel: Wenn es sich bei einer Kundin/einem Kunden um ein Unternehmen mit dem Namen „Typographic“ handelt, könnten Sie das Präfix auf TYPGRA festlegen. Die erste Rechnungsnummer für „Typographic“ wäre dann TYPGRA-0001, die zweite TYPGRA-0002 und so weiter.

Um die Zuordnung Ihrer Rechnungen und Kundinnen/Kunden zu ermöglichen, können Sie Präfixe überschreiben. Sie können die Präfixe auf der Kundenseite im Stripe-Dashboard oder über die API mit dem Parameter invoice_prefix festlegen. Präfixe müsse zwischen 3 und 12 Zeichen lang sein und dürfen nicht mit anderen Kundenpräfixen übereinstimmen, auch wenn diese nicht mehr verwendet werden.

Präfixe auf Kontoebene

Bei Verwendung der Nummerierung auf Kontoebene beginnt jede Rechnungsnummer mit einem gemeinsamen Präfix und hat eine fortlaufende Nummer.

Beispiel: Wenn Ihr Unternehmen den Namen „Rocket Rides“ hat, könnten Sie das Präfix RKTRIDE festlegen. Ihre erste Rechnung hätte die Rechnungsnummer RKTRIDE-0001, eine zweite Rechnung an eine andere Kundin/einen anderen Kunden die Rechnungsnummer RKTRIDE-0002, eine weitere Rechnung an die erste Kundin/den ersten Kunden die Rechnungsnummer RKTRIDE-0003 und so weiter.

Stripe weist das kontoumfassende Präfix automatisch zu. Sie können es aber überschreiben, damit klar hervorgeht, dass diese Rechnungen von Ihnen erstellt wurden. Wenn Sie das Präfix für Ihr Konto ändern möchten, können Sie das in den Rechnungseinstellungen erledigen. Voraussetzung ist, dass die Standard-API-Version Ihres Kontos mindestens Version 02.03.2020 entspricht. Die Präfixe müssen zwischen 3 und 12 Zeichen lang sein und dürfen nicht mit anderen Kundenpräfixen übereinstimmen, auch wenn diese nicht mehr verwendet werden.

Connect-Kontopräfixe

Für verbundene Konten, die zurzeit nicht mit dem Parameter on_behalf_of verwaltet werden, beginnt die fortlaufende Rechnungsnummerierung – auf der Ebene von Kund/innen und Händler/innen – bei 0001, wenn der Parameter zukünftig verwendet wird.

Nächste Rechnungsnummer festlegen

Standardmäßig beginnen die Rechnungsnummern mit 0001. Bei Bedarf können sie aber auch mit einer anderen Rechnungsnummer beginnen. Manche Nutzer/innen möchten beispielsweise nach Migration bestehender Kund/innen zu Stripe Invoicing die Rechnungsnummern an der Stelle fortsetzen, an der das alte System aufgehört hat. (Wenn der/die Nutzer/in im alten System mit der Rechnungsnummer 123 aufgehört haben, kann er/sie mit der Rechnungsnummer 124 fortfahren.)

Legen Sie die Rechnungsnummer auf der Seite Kundendaten oder über die API mit dem Parameter next_invoice_sequence fest. Wenn Sie Präfixe auf Kontoebene verwenden, legen Sie die nächste Rechnungsnummer im Feld Nächste Rechnungssequenz in den Rechnungseinstellungen fest.

Die nächste Rechnungsnummer muss höher sein als die in einer Rechnung verwendeten Nummern. Die höchstmögliche Rechnungsnummer lautet 1.000.000.000, unabhängig davon, wie Sie sie festlegen. Verwenden Sie den kleinstmöglichen Wert, damit Sie diesen Höchstwert nicht erreichen.

Rechnungsfelder

Erfahren Sie mehr über die verschiedenen Rechnungsfelder, einschließlich Vermerk, Fußzeile und nutzerdefinierte Felder. Um denselben Wert für diese Felder für Kundengruppen festzulegen, können Sie Rechnungsvorlagen verwenden.

Standardvermerk

Ein Vermerk ist in Rechnungs-PDFs, Rechnungs-E-Mails und der Seite Seite mit gehosteten Rechnungen enthalten. Vermerke werden in der Regel als Notizen verwendet, um dem Kunden/der Kundin für sein/ihr Geschäft zu danken oder um mehr Kontext zur Rechnung zu liefern (z. B. eine Notiz des Verkäufers, der mit dem Kunden/der Kundin gesprochen hat).

In den Rechnungseinstellungen können Sie ein Standardfeld für den Rechnungsvermerk in Ihrem Konto festlegen. Dieser Wert wird daraufhin in allen neuen Rechnungen verwendet. Sie können den Vermerk auch in den Rechnungsvorlagen angeben. Dadurch wird der Standardvermerk auf Rechnungen mithilfe einer Vorlage ersetzt.

Sie können ein anderes Memo für eine bestimmte Rechnung angeben, wenn Sie sie im Dashboard erstellen oder aktualisieren. Sie können ein Memo auch mithilfe der API angeben, indem Sie Rechnung aktualisieren aufrufen und den Parameter description angeben.

Standardfußzeile

Rechnungs-PDF-Dateien können einen optionalen Fußzeilen-Textblock enthalten. Das Fußzeilenfeld wird häufig für vertragliche oder gesetzlich vorgeschriebene Texte verwendet. Ein gängiges Anwendungsszenario ist die Anzeige von gesetzlich vorgeschriebenen Informationen zur Unternehmenseintragung, wie beispielsweise die Registrierungsnummer im Companies House des Vereinigten Königreichs.

Wie beim Rechnungsvermerk-Feld können Sie den Standardwert für die Fußzeile in den Rechnungseinstellungen festlegen oder Fußzeilen in Rechnungsvorlagen angeben. Sie können eine andere Fußzeile für einen bestimmten Rechnungsentwurf angeben, wenn Sie ihn im Dashboard erstellen oder aktualisieren, oder mit der API, indem Sie Rechnung aktualisieren aufrufen. Wenn eine Rechnung finalisiert wurde, können Sie das Fußzeilenfeld nicht aktualisieren.

Standard-Artikelpreise

Sie können Rechnungen mit Einzelpostenpreisen ausstellen, die keine Steuern enthalten. Preise ohne Steuern werden nur in der PDF-Datei der Rechnung angezeigt. Das bedeutet, dass bei inkludierten Steuern auf der gehosteten Rechnungsseite und in den Rechnungs-E-Mails die Preise inklusive Steuern angezeigt werden. Sie können die Einstellungen für Nettopreise im Dashboard oder in der API festlegen.

• Inklusive Steuern einschließen: Die PDF-Datei der Rechnung zeigt die Preise der einzelnen Posten, einschließlich der Steuern an. (Dies ist die Standardeinstellung.)
• Steuer ausschließen: Die PDF-Datei der Rechnung zeigt die Preise der einzelnen Posten ohne Steuern an.

Nutzerdefinierte Felder

Add custom fields to enhance your invoice PDF documents and help you comply with your business practice and tax reporting obligations. Custom fields allow you to provide up to four key-value pairs ​​that display in the invoice header. You can set up to four custom field key-value pairs in the Invoice Editor, with the Invoices API, or with Invoice Templates.

Gängige Beispiele für die Verwendung von nutzerdefinierten Feldern sind unter anderem:

• Bestellnummern
• Auftragnehmernummern
• Steuerkonformität

Nutzerdefinierte Felder übernehmen

Sie können nutzerdefinierte Rechnungsfelder für das Customer-Objekt festlegen. Alle nutzerdefinierten Felder, die Sie auf Kundenebene festlegen, gelten für alle Rechnungsentwürfe, die Sie für diesen Kunden/diese Kundin erstellen. Sie können diese übernommenen nutzerdefinierten Felder jederzeit ändern, während die Rechnung noch ein Entwurf ist. Nachdem die Rechnung abgeschlossen wurde, können Sie die nutzerdefinierten Felder nicht mehr aktualisieren.

PDF-Dateigröße

Sie können die Seitengröße für Ihre Rechnungs-PDF einschließlich der finalisierten Rechnungen auf A4 (8,27 × 11,69 Zoll) oder Letter (8,5 × 11 Zoll) festlegen.

Dashboard

API

Um die Seitengröße über das Dashboard einzustellen, navigieren Sie zum Rechnungseditor und suchen den Abschnitt Erweiterte Optionen. Wählen Sie dann im Unterabschnitt PDF-Seitengröße die Option A4 oder Letter aus.

Erweiterte Optionen im Rechnungseditor

Einzelposten gruppieren

Sie können Ihren Kundinnen und Kunden dabei helfen, Ihre Rechnungen (einschließlich PDFs, gehostete Rechnungsseite und Rechnungs-E-Mails) besser zu verstehen, indem Sie die Rechnungsposten in Kategorien unterteilen und in verschiedenen Gruppen anzeigen. Sie können auch Gruppen von Einzelposten ausblenden. Wenn einige Einzelposten übermäßig detailliert sind, können Sie sie so konfigurieren, dass nur die Zwischensumme auf Gruppenebene für Ihre Kundinnen/Kunden sichtbar ist.

Standard-Zahlungsbedingungen

Unter Standardzahlungsbedingungen in den Rechnungseinstellungen können Sie auswählen, wann die Zahlung nach Senden der Rechnung fällig ist. Sie können auch auswählen, ob Sie einen von Stripe gehosteten Link zu einer Rechnungszahlungsseite in die Rechnungs-E-Mail einfügen möchten. Kundinnen/Kunden können über diesen Link ihre Rechnung bezahlen, herunterladen und deren Status anzeigen. Sie können in diesem Abschnitt außerdem Ihre akzeptierten Zahlungsmethoden verwalten.

Von Kund/innen bevorzugte Sprachen

Wenn Sie einen Kunden/eine Kundin erstellen, verwenden Sie das Dropdown-Menü Sprache, um die bevorzugte Sprache hinzuzufügen. (Sie können die bevorzugte Sprache eines Kunden/einer Kundin auch auf der Detailseite eines Kunden/einer Kundin oder beim Erstellen einer Rechnung hinzufügen oder bearbeiten.) Stripe verwendet die gewählte Sprache zur Lokalisierung von Rechnungs-E-Mails und PDFs sowie Stornorechnungs-PDFs. Verwenden Sie das Feld preferred_locales, um die Sprache über die API zu aktualisieren.

Stripe Invoicing unterstützt die folgenden Sprachen:

• Bulgarisch
• Chinesisch (Hongkong)
• Chinesisch (Vereinfacht)
• Chinesisch (Taiwan)
• Kroatisch
• Tschechisch
• Dänisch
• Niederländisch
• Englisch (Vereinigtes Königreich)
• Englisch (USA)
• Estnisch
• Filipino
• Finnisch
• Französisch (Kanada)
• Französisch (Frankreich)
• Deutsch
• Griechisch
• Ungarisch
• Indonesisch
• Italienisch
• Japanisch
• Koreanisch
• Lettisch
• Litauisch
• Malaiisch (Malaysia)
• Malayalam
• Maltesisch
• Norwegisch
• Polnisch
• Portugiesisch (Brasilien)
• Portugiesisch (Portugal)
• Rumänisch
• Russisch
• Slowakisch
• Slowenisch
• Spanisch (Lateinamerika)
• Spanisch (Spanien)
• Schwedisch
• Thai
• Türkisch
• Vietnamesisch

Rechnungs- und Versandadressen

Stripe verwendet die Adresse eines Kunden/einer Kundin als Rechnungsadresse in der PDF-Datei der Rechnung. Sie können die Adresse eines Kunden/einer Kundin auf der Seite Kundendaten hinzufügen oder bearbeiten. Wenn Sie das Feld address nicht festlegen, stellt Stripe die Versandadresse als Rechnungsadresse in der PDF-Datei dar.

Um die Versanddetails in der PDF-Rechnung darzustellen, legen Sie das Feld shipping_details fest. Wenn Sie das Feld shipping_details nicht festlegen, gibt Stripe die Versandadresse aus dem Feld Versand in der PDF wieder.

Öffentliche Support-Informationen

Rechnungen enthalten alle öffentlichen Informationen, die Sie unter Öffentliche Unternehmensinformationen angegeben haben, z. B. Ihre Support-E-Mail-Adresse oder Ihre Unternehmenswebsite. Mithilfe dieser Einstellungen können Sie auch festlegen, dass in kundenorientierten Dokumenten wie Rechnungs-PDFs und E-Mails eine Support-Telefonnummer oder standardmäßig Ihre Geschäftsadresse angegeben wird.