Stripe-Kundinnen/Kunden in NetSuite

Der Stripe Connector for NetSuite synchronisiert automatisch Ihre Stripe-Rechnungen und die zugehörigen Kundinnen/Kunden mit NetSuite als Rechnungen und Kundendatensätze. Dies gilt für Stripe-Rechnungen, die Sie versenden, und für Zahlungen von Kundinnen/Kunden, deren Daten in Stripe gespeichert sind. Der Connector erstellt oder verknüpft die Kundin/den Kunden bei der ersten Transaktion mit dieser Kundin/diesem Kunden.

Der Connector kann Kundinnen/Kunden in NetSuite auf folgende Weise darstellen:

• Eine/n neue/n Stripe-Kundin/Kunden als neue/n NetSuite-Kundin/Kunden synchronisieren
• Eine/n neue/n Stripe-Kundin/Kunden mit einer/einem bestehenden NetSuite-Kundin/Kunden verknüpfen
• Alle Kundinnen/Kunden mit einem/einer einzelnen globalen Kundin/Kunden verknüpfen

Wenn Sie keine Kundendaten in NetSuite wünschen, verwenden Sie die/den einzelne/n globale/n Kundin/Kunden.

Eine/n neue/n Stripe-Kundin/Kunden mit einer/einem neuen NetSuite-Kundin/Kunden synchronisieren

Der Connector synchronisiert jede/n Stripe-Kundin/Kunden mit NetSuite als Kundendatensatz. So können Sie Kundendaten in NetSuite erfassen und analysieren, detaillierte Berichte zu Kundenausgaben erstellen und Belege in NetSuite verwalten.

In einigen Fällen möchten Sie möglicherweise nicht für jede/n Stripe-Kundin/Kunden einen Kundendatensatz erstellen. Beispiel:

• Wenn für die Produktanmeldung in Ihrem Geschäftsablauf keine Zahlung erforderlich ist, erstellt der Connector dennoch einen NetSuite-Kundendatensatz für die/den Stripe-Kundin/Kunden, ohne dass dies Auswirkungen auf die Buchhaltung hat. Dieser Ansatz kann zusätzliche Auswirkungen auf Ihre NetSuite-Kundendatenbank haben.
• Wenn Sie ein hohes Volumen an Kundenanmeldungen (Tausende pro Tag) haben und Kundendatenberichte in NetSuite nicht erforderlich sind, empfehlen wir diesen Ansatz nicht – es können mehr Einträge in Ihrer NetSuite-Kundendatenbank hinzugefügt werden, als Ihre NetSuite-Umgebung verarbeiten kann.
• Wenn in Ihrem NetSuite-Konto täglich ein hohes Kundenvolumen erstellt wird, kann sich der damit verbundene Datenverkehr auf die Synchronisierungszeit des Connectors auswirken.

Timing der Kundensynchronisierung

Standardmäßig erstellt der Connector einen NetSuite-Kundendatensatz, wenn er die erste Transaktion eines Stripe-Kunden/einer Stripe-Kundin synchronisiert.

Alternativ können Sie Folgendes tun:

• Konfigurieren Sie den Connector so, dass der NetSuite-Kundendatensatz unmittelbar nach der Erstellung des Stripe-Kunden/der Stripe-Kundin erstellt wird. Bitten Sie dazu Ihren Implementierungspartner, die Funktion Disable customer events zu deaktivieren. Wenden Sie sich an Ihren Implementierungspartner, um alle buchhalterischen und technischen Auswirkungen zu verstehen.
• Verzögern Sie die Synchronisierung von Kundinnen/Kunden, indem Sie Metadaten hinzufügen, die angeben, wann der Connector den NetSuite-Kundendatensatz erstellt. Bitten Sie Ihren Implementierungspartner um weitere Informationen.

Zu synchronisierende Kundendaten

Der Connector synchronisiert die folgenden Kundendaten zwischen Stripe und NetSuite. Sie können Stripe-Metadaten verwenden, um zusätzliche Felder zuzuordnen, die meisten der folgenden Felder zu überschreiben oder Standardwerte für NetSuite-Felder anzugeben.

Einen Kunden/eine Kundin in NetSuite erstellen

NetSuite hat zwei Arten von Kundinnen/Kunden: Unternehmen und Einzelpersonen. Der Connector erstellt standardmäßig Kundinnen/Kunden als Unternehmen.

Wenn Sie einen Kunden/eine Kundin als Einzelperson anlegen möchten, benötigt NetSuite einen Vor- und Nachnamen. Sie können den Namen auf eine der folgenden Arten an NetSuite übergeben:

Stripe::Customer.create(
  description: "Sample Customer",
  email: "customer@example.com",
  metadata: {
    netsuite_first_name: 'First',
    netsuite_last_name: 'Last'
  }
)

Kundendaten in NetSuite aktualisieren

Der Connector aktualisiert die NetSuite-Kundendatensätze nach dem Erstellen nicht automatisch. Dadurch wird verhindert, dass Aktualisierungen des Stripe-Datensatzes die Aktualisierungen überschreiben, die Sie an den Kundendatensätzen in NetSuite vornehmen.

Wenn Sie NetSuite-Kundinnen/Kunden in einem System erstellen (z. B. Salesforce zu NetSuite) und möchten, dass zukünftige Updates mit dem/der NetSuite-Kundin/Kunden synchronisiert werden, können Sie Ihre vorhandene Integration verwenden. Verknüpfen Sie die/den NetSuite-Kundin/Kunden mit der/dem Stripe-Kundin/Kunden, indem Sie der/dem Stripe-Kundin/Kunden die interne NetSuite-ID hinzufügen oder indem Sie das Kundenabgleichsystem verwenden.

Mehrere Währungen

Wenn Sie Zahlungen in mehreren Währungen akzeptieren, fügt der Connector alle aktiven NetSuite-Währungen zu Ihren von Stripe erstellten NetSuite-Kundinnen/Kunden hinzu.

Eine/n neue/n Stripe-Kunden/Kundin mit einem/einer bestehenden NetSuite-Kunden/Kundin verknüpfen

Wenn Sie Kundinnen/Kunden sowohl in Stripe als auch in NetSuite haben, können Sie Kundinnen/Kunden zwischen den beiden Systemen entweder über das Kundenabgleichsystem oder über Metadaten verknüpfen. Durch die Verknüpfung bestehender Kundinnen/Kunden können doppelte Kundinnen/Kunden in Stripe oder NetSuite vermieden werden.

Kundenabgleichsystem

Das Kundenabgleichsystem verwendet Standardfelder (z. B. den Namen oder die Beschreibung) oder nutzerdefinierte Felder (z. B. Metadaten in Stripe oder nutzerdefinierte Felder in NetSuite).

Sie können Stripe-Kundinnen/Kunden automatisch mit bestehenden NetSuite-Kundinnen/Kunden verknüpfen, indem Sie Felder mit übereinstimmenden Daten in die folgenden Felder eingeben: NetSuite-Feld für Kundenabgleich und Stripe-Feld für Kundenabgleich.

Beispielsweise können Sie eine E-Mail-Adresse oder eine interne Kunden-ID verwenden, die sowohl für den/die Stripe-Kunden/Kundin als auch für den/die NetSuite-Kunden/Kundin gilt.

Das Kundenabgleichsystem hat folgende Anforderungen:

• Es werden nur Kundendatensätze abgeglichen. Der Connector gleicht keine Leads, Kontakte usw. ab.
• Die in jedem Feld enthaltenen vollständigen Daten müssen übereinstimmen.
• Sie können keine Teildaten oder Zeichenfolgen verwenden, die die Daten enthalten. Der Connector kann beispielsweise ein NetSuite-Feld mit der ID 12345 nicht einer Stripe-Beschreibung mit company ID 12345 zuordnen.
• Leerzeichen oder Groß-/Kleinschreibung haben keinen Einfluss auf den Abgleichprozess.

Der Connector verwendet die erste gefundene Übereinstimmung, wenn er mehrere Übereinstimmungen findet. Wenn keine Übereinstimmungen gefunden werden, erstellt der Connector standardmäßig einen eindeutigen Kundendatensatz in NetSuite für den/die Stripe-Kunden/Kundin. Alternativ verwendet der Connector eine generischen Stripe-Kunden/eine generische Stripe-Kundin, wenn Sie die Einstellung Global Stripe customer workflow aktiviert haben.

NetSuite-ID in Stripe-Metadaten

Verknüpfen Sie vorhandene NetSuite-Kundendatensätze mit Stripe-Kunden/Kundinnen, indem Sie die interne ID für den/die NetSuite-Kunden/Kundin in den Stripe-Kundenmetadaten angeben. Zum Beispiel netsuite_customer_id: 123.

Die Kundensynchronisierung schlägt fehl, wenn der Connector keine/n NetSuite-Kunden/Kundin mit der angegebenen internen ID finden kann. Um dieses Problem zu beheben, können Sie den NetSuite-Kundendatensatz und den/die Stripe-Kunden/Kundin manuell im synchronisierten Drawer der Stripe-App-Datensätze verknüpfen.

Übereinstimmende Kundinnen/Kunden aktualisieren

Bevor das Kundenabgleichsystem eine/n Stripe-Kunden/Kundin mit einem/einer bestehenden Kunden/Kundin in NetSuite verknüpft, überprüft der Connector, ob das Feld externalId im Kundendatensatz einen Wert hat. In diesem Fall aktualisiert der Connector das Feld nicht, um zu verhindern, dass eine wichtige Kennung, die von einem anderen System verwendet wird, überschrieben wird.

Der Connector versucht immer, die Stripe-Kunden-ID (beginnend mit cus_) zum Feld comments im NetSuite-Datensatz hinzuzufügen. Sie können NetSuite auch so konfigurieren, dass das Feld comments für den Kunden/die Kundin ausgeschlossen wird. Wenn die externe ID einen Wert enthält und das Feld comments ausgeschlossen ist, aktualisiert der Connector den NetSuite-Kunden/die NetSuite-Kundin möglicherweise nicht. Sie sehen die verknüpften Kundinnen/Kunden nicht in NetSuite, sondern nur in Stripe.

Doppelte Kundinnen/Kunden zusammenführen

Wenn der Connector einen doppelten Kunden/eine doppelte Kundin erstellt, können Sie ihn mit einem/einer bestehenden Kunden/Kundin zusammenführen, während Sie eine Verbindung zu dem/der Stripe-Kunden/Kundin aufrechterhalten. Wenn Sie Kundinnen/Kunden in NetSuite zusammenführen, wird der Quellkunde/die Quellkundin gelöscht und der Zielkunde/die Zielkundin verbleibt.

Sie können einen Kunden/eine Kundin mit einem NetSuite-Kunden/einer NetSuite-Kundin zusammenführen, den/die der Connector erstellt oder verknüpft hat. Stellen Sie sicher, dass der Kunde/die Kundin, den/die Sie erstellt oder verknüpft haben, der Zielkunde/die Zielkundin ist (eingegeben, nicht zusammengeführt). Auf diese Weise bleibt derselbe NetSuite-Kunde/dieselbe NetSuite-Kundin verbunden und der Connector kann ihn/sie für zukünftige Transaktionen mit diesem Kunden/dieser Kundin verwenden.

Durch die Zusammenführung werden möglicherweise die NetSuite-Kundinnen/Kunden (Quellkundinnen/-kunden) gelöscht, die der Connector erstellt oder verknüpft hat. Ist dies der Fall, führt der ConneCtor basierend auf Ihrer Einrichtung eine der folgenden Aktionen aus:

• Wenn Sie das Kundenabgleichsystem verwenden, erkennt der Connector den gelöschten Kunden/die gelöschte Kundin und sucht stattdessen nach einem/einer bestehenden Kunden/Kundin in NetSuite. Der Connector verwendet die passenden Felder, die Sie in Ihren App-Einstellungen angeben.

• Wenn Sie das Kundenabgleichsystem nicht verwenden, wird die Kundenverbindung unterbrochen. Sie können die Stripe-ID verwenden, um im mit den Stripe-App-Datensätzen synchronisierten Drawer nach dem Kunden/der Kundin zu suchen. Im fehlgeschlagenen Kundendatensatz können Sie das Tool zum manuellen Überschreiben verwenden, um die Kundinnen/Kunden erneut mit der internen ID des/der neuen NetSuite-Kunden/Kundin zu verknüpfen.

Alle Kundinnen/Kunden mit einem/einer einzigen globalen Kunden/Kundin verknüpfen

Wenn Sie keine Kundendaten in NetSuite wünschen, können Sie alle Stripe-Kundinnen/Kunden einem/einer einzigen globalen Kunden/Kundin mit der Bezeichnung Stripe Unallocated Charges zuordnen. Verwenden Sie diese Methode, wenn Sie ein hohes Volumen an Neukundinnen/-kunden haben, die Registrierung selbtständig erfolgt und Berichte zu Kundinnen/Kunden in NetSuite nicht erforderlich sind.

Stripe-Zahlungen, die ohne einen Kunden/eine Kundin erstellt wurden, werden als Zahlungen unter Stripe Unallocated Charges angezeigt.

NetSuite-Kundinnen/Kunden mit mehreren Tochtergesellschaften

Mit dieser Funktion können Sie eine/n einzelne/n NetSuite-Kunden/Kundin mehreren Tochtergesellschaften zuordnen. Der Connector unterstützt diese Funktion nicht in allen Fällen und verlangt im Allgemeinen, dass Kundinnen/Kunden in einer Tochtergesellschaft eine 1: 1-Beziehung zu Kundinnen/Kunden in einem Stripe-Konto haben. Um Probleme zu vermeiden, z. B. mit dem Stripe Billing- und Invoicing-Workflow, erstellen Sie eindeutige NetSuite-Kundinnen/Kunden für jede Tochtergesellschaft.